Wir sind alle nicht als Unternehmer geboren, sprich: Wir müssen uns das nötige Handwerkszeug dafür aneignen. Beispielsweise das Thema Rechnungsstellung: Was muss man beachten, wenn man eine professionelle Rechnung schreiben will?
In diesem Beitrag erfährst du, wie du in 7 Schritten eine Rechnung schreibst und versendest.
Inhaltsübersicht
1. Wer muss überhaupt eine Rechnung schreiben?
Jeder Unternehmer ist verpflichtet, seinen Geschäftskunden eine Rechnung auszustellen. Die Betonung liegt dabei auf Geschäftskunden, also auf B2B Geschäften.
Warum ist das so? Ganz einfach: Ein Unternehmer kann – im Gegensatz zu einer Privatperson – die Vorsteuer aus deiner Rechnung vom Finanzamt zurückfordern. Das geht allerdings nur, wenn eine korrekte Rechnung vorliegt.
Merke: Für Geschäftskunden musst du eine Rechnung schreiben. Für Privatkunden ist es prinzipiell nicht erforderlich.
2. Pflichtangaben: Rechnung schreiben leicht gemacht
Die Basis für deine Rechnungsstellung ist eine gute Rechnungsvorlage. Diese muss alle wichtigen Pflichtangaben einer Rechnung enthalten.
Zu den Pflichtangaben zählen:
- Dein (Unternehmens)Name und deine Anschrift
- Der (Unternehmens)Name deines Kunden und dessen Anschrift
- Deine Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
- Das Rechnungsdatum
- Die Rechnungsnummer
- Das Leistungsdatum bzw. Lieferdatum
- Art und Menge der Ware bzw. Leistungsbeschreibung
- Rechnungsbetrag, gesplittet in Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag
Eine professionelle Rechnung schreiben bedeutet: Alle diese Pflichtangaben auf der Rechnung auch anzuführen. Weitere freiwillige Angaben wie dein Logo, deine Bankverbindung und deine Telefonnummer sowie die Angabe einer Zahlungsfrist sind empfehlenswert.
Eine Ausnahme gilt allerdings: Bist du Kleinunternehmer, darfst du keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen:
Kleinunternehmerrechnung: Eine Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
Wir haben es schon angesprochen: Als Kleinunternehmer muss deine Rechnung steuerfrei sein. Aber: Wer ist überhaupt Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer bist du dann, wenn dein Vorjahresumsatz unter 17.500€ lag – und dein aktueller Jahresumsatz voraussichtlich nicht mehr als 50.000€ beträgt. Dann befreit dich das Finanzamt von der Umsatzsteuer, d.h. du musst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen.
Für dich bedeutet das: Beim Rechnung schreiben keine Umsatzsteuer ausweisen!
4. Sprache, Rabatt, Skonto etc: Besonderheiten der Rechnungsstellung
Wer eine Rechnung schreibt, dem begegnen häufig Besonderheiten. Vielleicht hast du mit deinem Kunden ja einen Rabatt vereinbart? Oder dein Kunde ist Brite und bittet dich, eine Rechnung auf Englisch auszustellen?
Die häufigsten Besonderheiten beim Schreiben von Rechnungen haben wir hier erläutert:
Sprache:
Viele Inhalte einer Rechnung sind universell verständlich, da der Aufbau meistens ähnlich ist. Musst du dennoch einmal an einen ausländischen Kunden eine Rechnung schreiben, gilt: Stelle eine Rechnung in seiner Landessprache aus, um Missverständnisse zu vermeiden.
Rabatt:
Rabatte sind Preisreduktionen, die aus unterschiedlichen Gründen eintreten können. Häufig angewendet wird beispielsweise der Stammkundenrabatt, der Mengenrabatt oder saisonale Aktionsrabatte.
Dazu musst du zuerst eine ganz normale Rechnung schreiben. Den Rabatt kannst du abschließend entweder auf einzelne Rechnungspositionen vergeben oder als Rabatt auf den Gesamtbetrag der Rechnung ausstellen.
Skonto:
Im Gegensatz zum Rabatt wird Skonto nur dann vergeben, wenn der Kunde innerhalb einer gewissen verkürzten Zahlungsfrist bezahlt. Er ist sozusagen ein Anreiz an den Kunden, deine Rechnung früh zu bezahlen.
Dafür gibst du im Hinweisfeld deiner Rechnung folgenden Satz an: „Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum gewähren wir 2% Skonto.“
5. Rechnungsdesign: Eine Rechnung schreiben und gestalten
Hast du deine Rechnung geschrieben, geht es daran, die Rechnung zu designen. Prinzipiell bist du dabei völlig frei in der Gestaltung. Dennoch solltest du es mit der künstlerischen Freiheit nicht übertreiben, denn: Rechnungen sollten immer seriös aussehen.
Das klassische Rechnungsdesign ist folgendermaßen aufgebaut:
Kopfzeile:
- Titel „Rechnung“
- Dein Logo
- Dein (Unternehmens)Name und deine Anschrift
- Der (Unternehmens)Name deines Kunden und dessen Anschrift
- Das Rechnungsdatum
- Die Rechnungsnummer
- Das Leistungsdatum bzw. Lieferdatum
- Die Zahlungsfrist / Das Fälligkeitsdatum
Mittelteil:
- Art und Menge der Ware bzw. Leistungsbeschreibung
- Rechnungsbetrag, gesplittet in Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag
Fußzeile:
- Deine Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
- Deine Bankverbindung
- Deine Telefonnummer, Email-Adresse etc.
- Amtsgericht
- Handelsregister-Nr.
Neben diesem klassischen Rechnungsaufbau solltest du beim Rechnung schreiben auch auf die Farbgestaltung, Schriftart und Schriftfarbe achten. Als Orientierungshilfe kann hier gesagt werden: Gestalte deine Rechnung schlicht, passe die Farben wenn möglich an dein Logo an und verwende eine gut lesbare, klassische Schrift wie Arial oder Verdana.
6. Brief, Fax oder Email: Rechnungen richtig versenden
Ähnlich wie mit dem Rechnungsdesign ist es auch mit dem Rechnungsversand: Der Gesetzgeber schreibt dir nicht vor, wie du eine Rechnung versenden musst. Es ist also ganz dir überlassen.
Viele große Unternehmen machen es mittlerweile vor: Sie schreiben und versenden ihre Rechnungen elektronisch per Email. Der Vorteil liegt auf der Hand: Der Rechnungsversand per Email ist zeiteffizient und kostengünstig.
Du ersparst dir dabei nicht nur Papier-, Druck-, und Portokosten, sondern auch den Ganz zur Post. So erreicht deine Rechnung deinen Kunden außerdem sofort und muss nicht den langsamen Postweg gehen.
7. Eine Rechnung schreiben und stornieren: Wie geht das?
Bisher haben wir besprochen, wie du eine Rechnung schreiben und versenden solltest. Was aber, wenn dein Kunde die Rechnung zurückschickt mit der Anmerkung, dass die Adressdaten falsch angegeben sind? Oder dass die Preisauszeichnung nicht stimmt?
Was du jetzt auf keinen Fall tun solltest: Die Rechnung einfach löschen. Denn deine Rechnung ist ein wichtiges Rechtsdokument und muss dem Finanzamt auf Verlangen vorgezeigt werden.
Die richtige Vorgehensweise ist daher folgende: Du stornierst deine Rechnung zuerst, sprich: Du stellst ein Rechnungsstorno über den Negativbetrag der Originalrechnung aus – und vermerkst im Hinweisfeld die Rechnungsnummer der stornierten Rechnung. Nun musst du eine neue Rechnung schreiben – diesmal mit den richtigen Angaben.
Sowohl das Rechnungsstorno als auch die neue Rechnung lässt du deinem Kunden nun zukommen.
8. Rechnungsprogramm: Einfach und schnell Rechnungen schreiben
Im Internet findest du viele kostenlose Rechnungsvorlagen, die du nutzen kannst. Der Nachteil an diesen Rechnungsvorlagen: Du musst jede Rechnung manuell schreiben und verwalten. Das kostet viel Zeit – besonders wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst.
Einfacher ist es, wenn du deine Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm schreibst. Zu den Vorteilen eines Rechnungsprogramms zählen:
- 100% rechtskonforme Rechnungsvorlage
- Automatische Vergabe von Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Kunden-, und Produktdaten per Mausklick auswählen und hinzufügen
- Automatische Berechnung von Preisen und Rabatten
- Professioneller und individueller Rechnungsdesigner
- Rechnungsversand direkt per Mausklick
- Automatische Rechnungsverwaltung
- Banking-Funktion: Automatische Markierung bezahlter Rechnungen
- Generierung von Angeboten, Lieferscheinen und Mahnungen direkt per Mausklick
Ein Rechnungsprogramm nimmt dir beim Rechnung schreiben also viel Arbeit ab. So kannst du in weniger als einer Minute eine neue Rechnung schreiben, versenden und verwalten.