Seitdem Computer vor vielen Jahren im Unternehmenskontext eingeführt wurden, sind sie ein nicht mehr wegzudenkender Teil unserer Arbeitswelt geworden. Die Vorteile, die sie bieten, machen sich bei der Verwaltung eines jeden Unternehmens bemerkbar. Nicht nur gestalten sie Abläufe, besonders in Bezug auf Datenmanagement, deutlich schneller und effizienter, sie erlauben auch eine mobile Arbeit von quasi jedem Ort auf der Welt.
Das Problem dabei ist: wo früher noch die Stechuhr oder der Kollege wusste, wann man auf der Arbeit erschienen ist und wie lange man dort verbracht hat, kann das bei der Arbeit von zu Hause oder unterwegs aus nicht so genau festgestellt werden. „Es ist doch am Ende nicht mein Problem und im Ernstfall sogar noch von Vorteil für mich, wenn ich mir ein wenig mehr Zeit aufschreiben kann“. Dieser Gedanke liegt nahe. Doch warum ein vernünftiges Zeitmanagement und somit auch eine konsequente Zeiterfassung auch für Selbständige absolut unabdingbar ist, erklären wir im Folgenden. Und Empfehlung für Deine persönliche mobile Zeiterfassung liefern wir gleich noch mit.
Inhaltsübersicht
Zeiterfassung: Worum geht es dabei überhaupt?
Bei der Zeiterfassung werden alle relevanten Informationen bezüglich Deines Arbeitstages per Hand in einen Computer eingegeben. Damit diese Aufgabe nicht in riesigen Excel-Tabellen endet, wird heutzutage spezielle Tracking-Software verwendet. Dabei werden die eingegebenen Daten meist auf einem zentralen Server, einer sogenannten Datenbank, gespeichert, damit Du sie zu jeder Zeit, auch in der Zukunft, abrufen kannst. Behalte dabei aber stets im Hinterkopf, dass Zeiterfassung eine eigene Arbeitsaufgabe ist und somit sorgfältig durchgeführt werden sollte und durchaus auch mal etwas Zeit in Anspruch nehmen kann. Ziel des ganzen ist natürlich, einen genauen Überblick über deine Arbeitszeiten – je nach Tool auch gestaffelt nach unterschiedlichen Projekten – zu erhalten. Das ist für die spätere Abrechnung einer Arbeitsleistung, aber auch für die interne Effizienzsteigerung notwendig.
Ich arbeite aber gerne unbeobachtet, beeinträchtigt Zeiterfassung meine Flexibilität?
Was auf den ersten Blick als Beeinträchtigung deiner Flexibilität erscheinen mag, ist am Ende überwiegend gar nicht so schlimm. Es geht ja nicht darum, einem Kunden genauen Einblick in deine internen Arbeitsabläufe und Zeiten zu geben. Vielmehr gewährleistet eine Zeiterfassung dir ganz persönlich und privat, wichtige Einblicke in deine eigenen Arbeitsweisen zu erhalten und diese dann langfristig immer effizienter zu gestalten. Die Flexibilität ist am Ende das Besondere an der Selbständigkeit und Entwickler von Zeiterfassungstools bedenken das natürlich bei der Programmierung.
Ein weiterer, angenehmer Effekt von Zeiterfassung: Wenn Du über einen gewissen Zeitraum Deine Arbeitszeit überwachst und einschätzen kannst, wann Du wie viel arbeiten wirst, sorgt das automatisch für eine bessere Work-Life-Balance. Aufgaben lassen sich einfacher planen und organisieren, und somit kann das Privatleben ebenfalls mit höherer Genauigkeit geplant werden.
Worauf muss ich bei selbständiger Zeiterfassung achten?
Das ist tatsächlich die Hauptsache. Seien wir mal ehrlich: Zeiterfassung ist kein Spaß, sondern ein notwendiges Übel. Man hat keine Lust darauf, aber weiß, dass man es tun muss. Daher ist es unglaublich wichtig, dass du eine Methode findest, die zu dir passt und so wenig Mitdenken wie irgend nötig erfordert. Das schönste Programm nutzt nichts, wenn du es nicht regelmäßig und sorgfältig anwendest. Daher versuche, dir die Aufgabe so angenehm wie möglich zu gestalten und gib lieber etwas mehr Geld für ein ansprechendes und effizientes Tool aus.
Auch die kleinen Aufgaben können notiert werden
Wie oft kommt es vor, dass man wirklich 8 Stunden am Stück an ein- und demselben Projekt arbeitet? Es passiert natürlich jedem im Arbeitsalltag: Man wird immer wieder zwischendurch gestört. Solche Störungen kosten Zeit und können leicht durch die Erfassung rutschen. Daher ist es nötig, dass deine Zeiterfassungsmethode in der Lage ist, auch viele kleine Arbeitsschritte schnell und unkompliziert erfassen kann. Dabei geht es nicht unbedingt darum, dem Kunden jeden kleinen Extraschritt in Rechnung zu stellen. Aber durch die Erfassung aller – und damit meinen wir alle – Arbeitsschritte, kannst du erahnen, wie oft du für welche Kunden mehr Zeit einplanen musst, da kleinere Zwischenarbeiten nötig sind. So eröffnet sich dir die Möglichkeit, in Zukunft auch kleine Arbeiten zu bündeln und auf den Gesamtpreis aufzuschlagen. Oder du kannst mit dem Kunden zusammen besprechen, wie solche Arbeiten als Bündel gefasst werden können. So oder so: Mit hoher Wahrscheinlichkeit kannst du mit einer vernünftigen Zeiterfassung mehr Gewinn machen.
Den Arbeitsplatz effizient und angenehm gestalten
Als Selbständiger ist kein Chef oder Firmeninhaber, sondern nur du selbst, für dein Glück und deine Gesundheit verantwortlich. Daher solltest du deinen Arbeitsplatz und die dazugehörigen Arbeitsabläufe so angenehm wie möglich gestalten. Deine Kunden – und somit auch dein Unternehmen – werden davon profitieren. Die Arbeitszeiterfassung gibt dir die Möglichkeit auszuprobieren und genau zu erkennen, wie du am Arbeitsplatz konzentrierter, schneller und genauer sein kannst. Probiere doch einfach mal aus und erfasse dabei genau die Zeiten, wie du am besten arbeiten kannst: Mit Musik oder lieber ohne. Morgenkaffee oder doch eher ein Wasser. In der Frühe schon die großen Aufgaben, oder eher die Kleinigkeiten abarbeiten. Mit der Zeiterfassung weißt du ganz genau, welcher Ablauf der effizienteste für dich ist.
Zeitfresser erkennen und eliminieren
Chronisches Aufschieben ist ein Problem, was wohl jeder kennt, der sich Arbeitsabläufe selbst planen und koordinieren muss. Das muss nicht sein, denn es frisst Zeit, schmälert Umsätze und macht auf Dauer unzufrieden. Stelle dir selbst die Frage, warum du gerade keine Lust hast, eine eigentlich notwendige Aufgabe zu erledigen. Ist unklar, wie du zu verfahren hast? Sind noch Rechercheleistungen notwendig? Ohne triftigen Grund sollte man niemals Aufgaben aufschieben.
Meistens gibt es unbewusste Gründe, warum Aufgaben auf später verschoben werden sollen. Werde dir klar darüber, welche Gründe das sind und notiere sie in deiner Zeiterfassung! Dadurch erhältst du einen gründlichen Überblick über Dinge, die dich von effektivem Arbeiten abhalten, und kannst diese zukünftig vermeiden. Denn, wenn du den Grund für deine Prokrastination kennst, kannst du auch etwas dagegen tun.
Mit einem gut eingerichteten und für dich passenden Zeiterfassungstool kannst du deutlich mehr Umsatz in deutlich weniger Zeit erzielen. Du kannst Überblick und Kontrolle über deine Arbeitsabläufe und den generellen Arbeitsalltag zurückgewinnen und musst nicht immer alles abarbeiten, wie es gerade anfällt. Diese Planung erlaubt es dir dann auch, deine Freizeit freier zu gestalten. Das macht auf Dauer glücklicher, weil die Work-Life-Balance davon profitiert und wieder mehr Zeit für private Projekte frei wird. Das alles zusammen wird Dir dabei helfen, in Zukunft angenehmer und mit mehr Spaß bei der Sache zu arbeiten.